1. Algemeen
De website www.hestia-it.be (hierna genoemd: “website”) wordt beheerd door Hestia NV, met maatschappelijke zetel gelegen te 2650 Edegem, Prins Boudewijnlaan 41 en met ondernemingsnummer 0895.216.166 (hierna genoemd: “Hestia” “wij”, “ons” of “onze”). Hestia maakt deel uit van enerzijds de Uptime Group en anderzijds De Cronos Groep, Belgische vennootschappen met verschillende dochtervennootschappen verspreid in België.
Ons Privacybeleid is erop gericht om u in de eerste plaats informatie te verschaffen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze website, alsook om u informatie te verschaffen met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken wanneer u beroep doet op onze dienstverlening. Wij zullen beschouwd worden als verwerkingsverantwoordelijke voor wat betreft de persoonsgegevens die wij verzamelen in het kader van uw gebruik van onze website en/of onze dienstverlening.
Hestia hecht veel belang aan uw privacy. Dit Privacybeleid werd dan ook door ons ontwikkeld om u meer informatie te verschaffen met betrekking tot de verzameling, mededeling, overdracht en gebruik (“verwerking”) van de persoonsgegevens die u met ons deelt in het kader van uw gebruik van onze website of onze dienstverlening, alsook om u meer informatie te verschaffen betreffende uw rechten. Meer concreet geven wij u via ons Privacybeleid u meer informatie over:
– Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken en verzamelen;
– Welke categorieën van persoonsgegevens wij verzamelen;
– Hoelang wij uw persoonsgegevens bewaren;
– Wat uw rechten als individu zijn;
– Wie er toegang tot uw persoonsgegevens heeft;
– Hoe de doorgifte van uw persoonsgegevens gebeurt.
Wij verzoeken u dan ook om ons Privacybeleid door te nemen.
Indien u vragen, opmerkingen of klachten zou hebben met betrekking tot ons Privacybeleid, de verwerking van uw persoonsgegevens of indien u een verzoek wenst in te dienen in overeenstemming met ons Privacybeleid, gelieve dan contact met ons op te nemen op één van de volgende manieren:
(a) Per e-mail naar: DPO@hestia-it.be
(b)Per post naar: Hestia NV, t.a.v. de Data Protection Officer, Prins Boudewijnlaan 41, 2650 Edegem.
We behouden ons het recht voor om wijzigingen door te voeren in ons Privacybeleid. De recentste versie van ons Privacybeleid is altijd beschikbaar op onze website. Dit Privacybeleid is laatst gereviseerd en bijgewerkt op 11 juli 2018.
2. Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken en verzamelen
Persoonsgegevens worden gedefinieerd als alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Identificeerbaar verwijst naar identificators (zoals naam, identificatienummer, locatiedata, etc.) die kunnen gebruikt worden om een natuurlijke persoon rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren.
De persoonsgegevens die wij verzamelen, worden verzameld voor de volgende doeleinden:
(a) Beantwoorden van vragen – Indien u gebruik maakt van onze webchat, het contactformulier op onze website, het formulier “Hoe kunnen we uw ervaring met onze dienstverlening nog verbeteren?” op onze website, onze telefoonnummer, e-mailadres of adresgegevens dan gebruiken wij de persoonsgegevens, om te kunnen antwoorden op uw verzoek, via de webchat dan wel via e-mail of per telefoon. Uw e-mailadres zal ook door ons worden opgenomen in onze database voor het versturen van onze nieuwsbrief en het verstrekken van informatie betreffende evenementen, seminaries etc.
(b) Verlenen van onze diensten – Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening, of om u de gevraagde informatie te leveren. Alsook gebruiken wij de persoonsgegevens die wij ontvangen bij het verlenen van onze diensten voor klanten- en leveranciersadministratie, om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren, om nieuwe diensten te ontwikkelen, om onze diensten te kunnen factureren en om openstaande facturen op te volgen en desgevallend in te vorderen.
(c) Werving en selectie – Op onze website lijsten we steeds een aantal interne openstaande vacatures op. Wanneer u uw persoonsgegevens aan ons doorgeeft via het formulier “Wil u graag ons team vervoegen?” op onze website, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om u te kunnen uitnodigen om bij ons op gesprek te komen, alsook met het oog op een eventuele aanwerving.
(d) Supporteren van onze website – Wij verwerken uw persoonsgegevens met als doel het supporteren van onze website en om uw gebruikservaring te verbeteren. Dit doel strekt zich uit tot het monitoren van de veiligheid, beschikbaarheid, performance, vermogen en gezondheid van onze website.
(e) Uitoefenen van toegekende rechten – Tot slot, verwerken wij uw persoonsgegevens om de toegekende rechten op basis van de toepasselijke wetgeving af te dwingen of na te leven (zoals het instellen van of het verdedigen tegen juridische aanspraken) indien nodig. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om onze verplichtingen op basis van de toepasselijke wetgeving na te komen.
Wij verzamelen de volgende categorieën van persoonsgegevens:
(a) Contactgegevens – Wij verzamelen contactgegevens over jou. Die informatie krijgen wij wanneer u uw gegevens rechtstreeks aan ons meedeelt, door deze bv. in te vullen in het contactformulier op onze website, in onze webchat, alsook via de formulieren “Hoe kunnen we uw ervaring met onze dienstverlening nog verbeteren?” en “Wil u graag ons team vervoegen?”. Zo zal u ons uw naam en e-mailadres bezorgen, alsook de persoonsgegevens die u zelf ingeeft in het vrije vak ‘bericht’. Gelieve in het vrije vak geen gevoelige informatie, zoals gezondheidsinformatie, informatie betreffende strafrechtelijke veroordelingen, of bankrekeningnummers in te geven.
(b) Identificatiegegevens – Als professionele klant van ons, of als leverancier, verwerken we de coördinaten van uw contactpersonen, alsook van de vennoten in uw zaak, m.n. naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, GSM-nummer, BTW-nummer, ondernemingsnummer, titel en beschrijving van hun functie.
(c) Financiële gegevens – Wanneer van onze dienstverlening gebruik wordt gemaakt, verwerken we identificatie- en bankrekeningnummers, alsook nummers van krediet- of debetkaarten. Tevens verwerken we de bedragen die al heeft betaald, of nog dient te betalen. Tenslotte verwerken we gegevens m.b.t. de solvabiliteit.
(d) Gebruiksgegevens – Wij verwerken persoonsgegevens betreffende uw gebruik van onze website: IP-adres, toestel ID en type, verwijzingsbron, taalinstellingen, browser type, operating system, geografische locatie, duur van het bezoek, bezochte pagina, of informatie betreffende de timing, frequentie en patroon van uw bezoek. Deze informatie kan geaggregeerd worden en kan ons helpen om nuttige informatie te verzamelen betreffende het gebruik van de website. In het geval dat dergelijke gebruiksinformatie geanonimiseerd is (en dus niet herleidbaar is tot u als natuurlijk persoon), dan valt dergelijke informatie niet ons Privacybeleid. Deze informatie wordt automatisch verzameld door uw gebruik van de website.
(e) Apparaatgegevens – Het is mogelijk dat we gegevens verzamelen die te maken hebben met uw specifieke apparaat, bijv. serienummer, hardwaretype, versie enz.
Wij gebruiken de persoonsgegevens die wij van u ontvangen via ons contactformulier en de formulieren op onze website, alsook de gebruiksinformatie die wij aggregeren uit het gebruik van onze website, op basis van de rechtsgrond “gerechtvaardigd belang”. Zo hebben wij een gerechtvaardigd belang om te antwoorden op de door u gestelde vragen of te reageren op de door u geformuleerde opmerkingen. De gebruikersinformatie wordt gebruikt om de website ervaring van onze gebruikers zo aangenaam en veilig mogelijk te maken. In elk geval streven wij naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy.
In het kader van onze dienstverlening , alsook ten aanzien van onze leveranciers, gebruiken wij de identificatie- en financiële gegevens op basis van de rechtsgrond “noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst”. Zo hebben wij deze identificatiegegevens nodig om u onze facturen (elektronisch) te kunnen bezorgen of op te nemen in onze boekhouding, alsook voor onze klanten- en leveranciersadministratie.
Indien de juridische basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens uw toestemming is, dan heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. Dit zal geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde voor de intrekking van uw toestemming.
Indien de juridische basis voor de verwerking ons rechtmatig belang is, dan heeft u het recht om u te verzetten tegen de verwerking zoals verder uiteengezet in ons Privacybeleid.
3. Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard door Hestia?
Hestia zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de vooropgestelde doeleinden. Indien u ervoor opteert om uw persoonsgegevens niet meer met ons te delen, dan zullen we uw persoonsgegevens ook niet langer gebruiken. Uw persoonsgegevens zullen wel nog gedurende een termijn van twee jaar bewaard worden voor de behandeling van mogelijke klachten en/of juridische geschillen. In dergelijk geval zullen uw persoonsgegevens gearchiveerd worden, en dus slechts beperkt toegankelijk zijn.
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op de rechtsgrond “toestemming” en u uw toestemming intrekt, of indien u zich verzet zich tegen de verwerking van persoonsgegevens, en dergelijk verzet wordt weerhouden, dan zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen. Wij zullen evenwel die persoonsgegevens noodzakelijk om uw voorkeur naar de toekomst toe te respecteren, bijhouden.
4. Uw rechten als individu
Dit artikel bevat een overzicht van uw belangrijkste rechten overeenkomstig de toepasselijke wetgeving bescherming persoonsgegevens. We hebben getracht ze op een duidelijke en leesbare manier voor u samen te vatten.
Indien u één van uw rechten wenst uit te oefenen, stuurt u ons een schriftelijk verzoek in overeenstemming met artikel 1 van ons Privacybeleid. We trachten zonder onredelijke vertraging, maar in elk geval binnen een termijn van één maand na ontvangst van uw verzoek, op uw verzoek te reageren. Indien wij in de onmogelijkheid verkeren om binnen voornoemde termijn van één maand te reageren en de termijn wensen te verlengen, of in geval wij geen gevolg zullen geven aan uw verzoek, zullen wij u daarvan in kennis stellen.
(a) Recht op inzage – In het geval dat wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u recht op toegang tot uw persoonsgegevens, alsook tot bepaalde aanvullende informatie zoals omschreven in ons Privacybeleid. U heeft het recht van ons een kopie te ontvangen van uw persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben, op voorwaarde dat dit geen nadelige invloed heeft op de rechten en vrijheden van anderen. Het eerste exemplaar wordt u kosteloos bezorgd, maar wij behouden ons het recht voor om een redelijke vergoeding in rekening te brengen wanneer u om meerdere kopies verzoekt.
(b) Recht op verbetering – Als de persoonsgegevens die wij over u bijhouden onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om ons te verzoeken deze informatie te corrigeren, of om ons te verzoeken – rekening houdend met de doeleinden van de verwerking – te voltooien.
(c) Recht op gegevenswissing / vergetelheid – Wanneer een van de volgende gevallen van toepassing is, heeft u het recht om – zonder onredelijke vertraging – wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen:
(a) De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
(b) U trekt uw toestemming waarop de verwerking berust in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
(c) Uw persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
(d) Wissing van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om in overeenstemming te zijn met EU-recht of Belgisch recht;
Er zijn bepaalde uitsluitingen op het recht op gegevenswissing. Deze uitsluitingen omvatten waar verwerking nodig is,
(a) Voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
(b) Om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid;
(c) Met het oog op archivering in het algemeen belang, of statistische doeleinden;
(d) Voor het nakomen van een wettelijke verplichting; of,
(e) Voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
(d) Recht op beperking van de verwerking – U heeft het recht de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen (hetgeen betekent dat de persoonsgegevens alleen door ons mogen worden opgeslagen en alleen voor beperkte doeleinden mogen worden gebruikt), indien één van de volgende elementen van toepassing is:
(a) U betwist de juistheid van de persoonsgegevens, gedurende een perdiode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
(b) De verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
(c) Wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of,
(d) U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van ons zwaarder wegen dan die van u.
Naast ons recht om uw persoonsgegevens op te slaan, kunnen we deze nog steeds verwerken, maar alleen:
(a) Met uw toestemming;
(b) Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering;
(c) Ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon; of,
(d) Om redenen van openbaar belang.
Vooraleer we de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens opheffen, wordt u geïnformeerd.
(e) Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens / dataportabiliteit – Indien de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming, en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht, heeft u het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Dit recht is echter niet van toepassing, in zoverre dit afbreuk zou doe naan de rechten en vrijheden van anderen. U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks door ons naar een ander bedrijf te laten doorzenden.
(f) Recht van bezwaar – U heeft te allen tijde het recht om – vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen – bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, maar alleen in de mate dat de wettelijke basis voor de verwerking is dat de verwerking noodzakelijk is voor:
(a) De uitvoering van een taak van algemeen belang of bij de uitoefening van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is verleend;
(b) De behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde.
Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij de persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij wij aantoonbare gerechtvaardigde belangen voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van u. Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van direct marketing, ongeacht of het een aanvankelijke dan wel een verdere verwerking betreft, heeft u het recht te allen tijde en kosteloos bezwaar te maken tegen deze verwerking, ook in het geval van profilering voor zover deze betrekking heeft op de direct marketing. Indien u zo’n bezwaar maakt, zullen wij stoppen met het verwerken van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde.
(g) Recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit – Indien u van mening bent dat de door ons uitgevoerde verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming. U kunt dit doen in de EU-lidstaat van uw gewone verblijfplaats, van de plaats waar u werkt of van de plaats waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. In België kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (contact@adp-gba.be), https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact.
5. Wie heeft er toegang tot uw persoonsgegevens?
We kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan de volgende categorieën van ontvangers:
(a) Dienstverleners/leveranciers – Wij geven uw persoonsgegevens door aan de dienstverleners waarop we een beroep doen om uw persoonsgegevens te verwerken en/of op te slaan. Zo doen wij beroep op de volgende dienstverleners: Microsoft, Dropbox, AWS. Indien u een beroep doet op de diensten van Hestia, kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan leveranciers waarmee we gecontracteerd hebben om u de desbetreffende diensten aan te kunnen bieden.
(b) Verbonden vennootschappen – Indien u beroep doet op onze dienstverlening, is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan verbonden vennootschappen van Hestia. Zo doen wij voor bepaalde dienstverleningen beroep op de centrale diensten die worden aangeboden aan ons via onze verbonden vennootschappen, zoals o.a. het invorderen van openstaande facturen van klanten.
(c) Aanbieders van sociale media – Onze website maakt gebruik van sociale media plug ins die het mogelijk maken u te linken naar onze sociale media kanalen of die u in staat stellen om content te delen op uw sociale media kanalen. Deze sociale media kanalen zijn Facebook, LinkedIn en Twitter. Indien u op dergelijke link klikt, kan het zijn dat de hiervoor vermelde sociale media partners persoonsgegevens verzamelen, zoals persoonsgegevens betreffende uw profiel. Wij staan niet in voor hoe deze sociale media partners uw persoonsgegevens gebruiken. In dergelijk geval zullen zij optreden als verwerkingsverantwoordelijke. Ter uwe informatie sommen we hieronder de relevante links op (deze kunnen evenwel van tijd tot tijd veranderen):
(c) Facebook: http://facebook.com/about/privacy;
(d) LinkedIn: http://linkedin.com/legal/privacy-policy;
(e) Twitter: http://twitter.com/privacy;
(d) Overheden en autoriteiten – Het kan zijn dat toegang verstrekken tot uw persoonsgegevens nodig is voor wettelijke doeleinden. In dergelijk geval zullen wij genoodzaakt zijn om hieraan te voldoen. Wij mogen uw persoonsgegevens ook verstrekken indien dit nodig is om vitale belangen van een andere natuurlijke persoon te beschermen.
6. Doorgifte van persoonsgegevens
Er gebeurt geen doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Indien er in uitzonderlijke gevallen toch e en doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, verzekeren wij dat deze doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land zal gebeuren met inachtneming van de nodige garanties.
U gaat dan ook akkoord met de doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land.
